Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Turun Perunkirjoitustoimisto Oy, (Y-tunnus: 2607963-4), osoite: Yliopistonkatu 39-41, 20100 Turku.
Yhteyshenkilö: Minna Kiili
Puh. 045 635 7337
sähköposti: minna.kiili@turunperunkirjoitustoimisto.fi
Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään nykyisten ja entisten yksityisasiakkaiden sekä asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Lakiasiaintoimiston toiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen asiakkaiden henkilötietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden aikana, mahdollisten esteellisyyksien selvittäminen, asiakasreksiterin ylläpito sekä mahdollisten reklamaatioiden hallinta.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
- peruste sopimuksen täyttämiseksi;
- toimintaa koskevien lakien noudattamien, joka sisältää asiakkaan perustiedot ja yksilöintitiedot;
- mahdollisten tietojen kerääminen esteellisyksien poissulkemiseksi.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita asiakkuuteen ja toimeksiannon hoitamiseen liittyviä tietoja. Näitä tietoja ovat:
- etu- ja sukunimi
- henkilötunnus
- postiosoite
- puhelinnumero
- mahdollinen sähköpostiosoite
Tämän lisäksi käsittelemme toimeksiantojen hoitamisen yhteydessä lakiin perustuvia, toimeksiantojen hoitamisen kannalta välttämättömiä henkilötietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä julkisista lähteistä.
Henkilötietojen säilytysaika
Asiakastietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Turun Perunkirjoitustoimisto Oy:n asiakas ja sopimukseen perustuvan vastuu – ja reklamaatioajan. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Turun Perunkirjoitustoimisto Oy:n järjestelmään. Järjestelmään on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
- oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon oikaisua viipymättä;
- oikeus vaatia tietojensa täydentämistä;
- oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Tarvittaessa Turun Perunkirjoitustoimisto Oy voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti sekä varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.
Turun Perunkirjoitustoimisto Oy voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Pakolliset tiedot
Pakollisia tietoja ovat asiakkaan perustiedot ja yksilöintitiedot. Perusteena on toimeksiantojen koskevien lakien noudattaminen.
Seuraus mikäli tietoja ei luovuteta
Asiakkuutta ja toimeksiantoa ei voida aloittaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Valituksen voi tehdä asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka taikka työpaikka sijaitsee.
Muut henkilötietolähteet
Tietoja kerätään toimeksiantojen aikana myös viranomaisilta. Viranomaiset toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja he vastaavat toimitetuista henkilötiedoista ja niiden lainmukaisuudesta.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, mahdolliset kysymykset tästä tietosuojaselosteesta sekä muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: minna.kiili@turunperunkirjoitustoimisto.fi.
Rekisteröity voi ottaa halutessaan yhteyttä myös henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Turun Perunkirjoitustoimisto Oy, Yliopistonkatu 39–41, 20100 Turku.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen:
Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarkentaa tai päivittää aika ajoin (esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa) Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 12.1.2023.